ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS NEDİR?

                Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, PolNet Bilgi Sistemi üzerinde çalışan bir bilgisayar  yazılımıdır.

 

EBYS İle Amaçlanan Nedir?

 

                EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

* Yazışmaların standartlaşması,

* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,

* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,

* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.

 

EBYS İle Ne Yapılabilir?

 

* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .

* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .

* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .

* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.

* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .

* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .

* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .

* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.

* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.

* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .

* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .

* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .

 

EBYS’nin Getirileri Nelerdir:

 

* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.

* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.

* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.

* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.

* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.

* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

 

ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ (AYS) :

                Arşiv malzemesinin arşiv kurumlarına transferi, düzenlenmesi, tanımlanması, kullanıma sunulması, korunması ve diğer yönetimsel fonksiyonları gerçekleştirmek üzere geliştirilmiş bilgisayar sistemidir.

 

BELGE :

                Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi, genel olarak tek bir işlem için üretilmiş olan bilgi ünitesidir. Belge fiziksel olarak tek bir parçadan oluşabileceği gibi bazende ekleri olan çoklu bir ünite olabilir ya da elektronik belgelerde ve web sayfalarında olduğu gibi bileşenlerden oluşabilir. Ancak belge arşivcilik açısından tek bir bütün olarak ele alınmalıdır.

 

DOKÜMAN :

                Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan, henüz belge vasfı kazanmamış her türlü kayıtlı bilgi.

 

DOSYA TASNİF PLANI :

                 Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluşan belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak konusal olarak sınıflandırılması için geliştirilmiş belge yönetim aracıdır.

 

SERİ :

                Birimlerin birbiri ile benzerlik gösteren fonksiyonları sonucunda oluşan dosya ve klasörlerin tamamı. Arşiv malzemesini üreten birimdeki faaliyet alanlarını ifade eder,. Genel olarak birimlerde birden fazla seri bulunur. Aynı faaliyet alanına ait aynı dosyalama sistemi içerisinde dosyalanmış, aynı dosya formatına sahip veya belli bir konu temelinde bir araya getirilmiş olan belgeler bütünüdür. Faaliyet alanlarının bağımsız süreçlerden oluştuğu (aynı faaliyet alanına farklı dosya / klasörler oluşturulduğu) durumlarda seriler alt serilere bölünebilirler. Bu durumda alt seriler ayrı bir seviye olarak tanımlanmalıdır. iki veya daha fazla alt serinin oluşmadığı durumlarda ise alt seriler kullanılmamalıdır.

 

DOSYA / KLASÖR:

                Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada bulunması gereken belgeler topluluğu. Klasöre girecek belge yoğunluğuna veya klasörlerin açılma ve kapama tarihlerine göre klasörler alt bölümlere ayrılabilir. Arşiv malzemesi genel olarak iki farklı yapıda dosyalanmış olabilir. Bunlardan birincisi belli bir olay, şahıs, proje, kurum gibi birbirinden kesin olarak ayrılabilecek nitelikte belgelerin oluşturduğu bütünüdür ve vaka dosyası olarak anılır. İkinci dosya türü konu dosyasıdır. Konu dosyaları aynı veya benzer konudaki belgelerin bir araya gelmesi ile oluşur. Genel olarak yıllık olarak ayrılır ancak belge trafiğinin az olduğu konu başlıklarında daha uzun süreli ayrımlarada yapılabilir.

 

SAKLAMA PLANLARI :

                Saklama planları belge yönetiminin en temel unsurlarından biridir. EBYS içerisine dahil edilmiş olan herhangi bir belgenin ne kadar süre ile sistemde kalacağını ve saklama süresinin bitiminde belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağını belirler.

            Saklama planına dahil edilecek elemanlar dosya tasnif planları ile aynı olmalıdır. Diğer bir deyişle dosya tasnif planını ile sisteme dahil edilen her bir eleman için saklama planında bir saklama süresi tanımlanmalıdır.

 

SAKLAMA SÜRELERİ :

                Saklama planlarında yer alan elemanlar için belirlenecek süreler bir ay ile 100 yıl arasında değişebilir. Saklama süresi, elektronik belge yöneticisi tarafında belirlenecek bir aksiyona göre başlatılır. Sistem, aksiyon başlangıç tarihini ve saklama süresini esas alarak elektronik belge için öngörülen tasfiye tarihini belirlemelidir. Saklama süresine başlangıç teşkil edebilecek aksiyonlar şunlar olabilir:

  • Elektronik belgenin üretim tarihi
  • Klasörlerin açılış veya kapanış tarihleri
  • Klasör içerisine yerleştirilen ilk veya son belgenin üretim tarihleri

 

TASFİYE İŞLEM TANIMLARI :

                Sürekli Saklama: Sistem içerisinde tanımlanan herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder. Bu seçenek elektronik belgenin üretildiği kurumda sürekli saklanacağı durumlar için geçerlidir.

            Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirmeye tabi tutulacağını ve tasfiye kararının bu değerlendirme sonucuna göre alınacağını ifade eder.

            İmha: Elektronik belgenin saklama süresinin bitiminde imha edileceğini gösterir.

            Transfer: Elektronik belgenin üretildiği kurumdaki saklama süresinin bitiminde başka bir kuruma transfer edileceğini gösterir.

            EBYS bünyesindeki elemanlar için tasfiye işlem tanımlarında sadece bir tanesi atanabilmelidir.